如何避免常見的項(xiàng)目管理錯(cuò)誤？

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項(xiàng)目管理過程中，有許多因素在起作用，包括資源、時(shí)間、預(yù)算、范圍、需求和利害關(guān)系人的反饋等等，是項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)每天都要應(yīng)對(duì)的項(xiàng)目要素。雖然項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)竭盡全力使項(xiàng)目保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，但還是會(huì)發(fā)生常見的項(xiàng)目管理錯(cuò)誤。

在多年的項(xiàng)目工作中，我們總結(jié)了8個(gè)最常見的項(xiàng)目管理錯(cuò)誤，并且探討看板如何解決這些錯(cuò)誤并幫忙扭轉(zhuǎn)局面。接下來，讓我們來看看這些常見的項(xiàng)目管理錯(cuò)誤有哪些，以及如何使用看板來解決這些錯(cuò)誤。

1、不將項(xiàng)目分解為較小的活動(dòng)

項(xiàng)目開始后，團(tuán)隊(duì)需要知道如何執(zhí)行項(xiàng)目。想象一下，一個(gè)團(tuán)隊(duì)受到指派，要為一個(gè)大型零售品牌創(chuàng)建一個(gè)電子商務(wù)商店。僅僅知道他們需要建立一個(gè)網(wǎng)上商店，卻不知道具體需要什么，這可能會(huì)令人困惑和不知所措。團(tuán)隊(duì)不知道從哪里開始。網(wǎng)上商店需要許多功能，包括訂單處理、庫存管理、履行、產(chǎn)品和定價(jià)管理。這些主要功能組還包含子功能。如果對(duì)這些內(nèi)容缺乏清晰的認(rèn)識(shí)，那么團(tuán)隊(duì)將會(huì)漫無目的地開發(fā)這些功能，并希望他們能夠做出正確的選擇。

看板項(xiàng)目管理如何幫忙解決這種常見的項(xiàng)目管理錯(cuò)誤?

以8Manage 看板項(xiàng)目管理軟件(http://www.8manage.cn/pm/agile-kanban.html)為例，你可以將看板添加到你正在使用的項(xiàng)目管理方法上，獲得項(xiàng)目的可視化表示。如果你正在苦惱要用什么項(xiàng)目管理方法，你甚至可以單獨(dú)使用看板。因?yàn)榭窗灞旧硎腔顒?dòng)驅(qū)動(dòng)的。每個(gè)活動(dòng)、功能或項(xiàng)目都會(huì)作為卡片放在看板中。你要讓每張卡片在產(chǎn)品開發(fā)過程中流動(dòng)?？窗宓暮锰幉粌H是將項(xiàng)目分解成更易于管理的組塊，而且能讓你看到這些組塊的內(nèi)容。組塊直觀地呈現(xiàn)給團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員消化和執(zhí)行更加容易，不用擔(dān)心接下來要做什么。

2、沒有明確劃分項(xiàng)目和活動(dòng)的優(yōu)先級(jí)

項(xiàng)目管理中最常見的錯(cuò)誤之一是無法確定活動(dòng)的優(yōu)先級(jí)。你可能擅長將項(xiàng)目分解為較小的活動(dòng)。但是，如果無法傳達(dá)哪些活動(dòng)優(yōu)先于其他活動(dòng)，那么你的項(xiàng)目可能會(huì)失敗。

因?yàn)槟銢]有交付有價(jià)值的東西，你的客戶和利害關(guān)系人會(huì)根據(jù)他們獲得的客戶價(jià)值來評(píng)估你的產(chǎn)品。優(yōu)先級(jí)在確?？山桓冻晒c客戶價(jià)值感知掛鉤方面起著重要作用。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)確保他們將活動(dòng)分解，并按優(yōu)先級(jí)排序。這能保證團(tuán)隊(duì)在任何特定時(shí)刻所做的工作都能為消費(fèi)者帶來最大的價(jià)值。

在8Manage看板項(xiàng)目管理中，當(dāng)活動(dòng)被添加到待辦事項(xiàng)列表中時(shí)，它們會(huì)按優(yōu)先級(jí)排列。位于看板頂部的活動(dòng)優(yōu)先級(jí)更高。團(tuán)隊(duì)從頂部到底部處理待辦事項(xiàng)。優(yōu)先級(jí)的確定通常發(fā)生在看板團(tuán)隊(duì)補(bǔ)充會(huì)議期間。他們會(huì)更頻繁地使用已定義的服務(wù)等級(jí)，幫助他們?cè)跁?huì)議期間確定這些活動(dòng)的優(yōu)先級(jí)。

3、無法靈活應(yīng)對(duì)變更

我們都知道，范圍蔓延可能是項(xiàng)目管理中最常見的錯(cuò)誤之一。但是，我們不打算在這里討論這個(gè)問題。相反，我們想強(qiáng)調(diào)為什么需要靈活地適應(yīng)范圍的變更。這并不是說團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該同意任何發(fā)生在他們身上的變更。不過，我們需要認(rèn)識(shí)到這個(gè)時(shí)代要求企業(yè)具備適應(yīng)市場(chǎng)的敏捷性。

技術(shù)進(jìn)步影響項(xiàng)目范圍，也影響消費(fèi)者的心態(tài)，他們的要求和期望會(huì)迅速發(fā)生改變。對(duì)企業(yè)而言，這意味著他們需要快速交付并在項(xiàng)目需要改變路線時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

響應(yīng)變化而不是抵制變化是企業(yè)蓬勃發(fā)展的關(guān)鍵。但是，企業(yè)需要在響應(yīng)市場(chǎng)需求和業(yè)務(wù)方向變化時(shí)找到平衡。這就需要開發(fā)允許需求演進(jìn)的實(shí)踐。團(tuán)隊(duì)及其主要利害關(guān)系人共同努力，推進(jìn)演變。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要與利害關(guān)系人不斷溝通，確定哪些變更是可接受的，是產(chǎn)品盈利所必需的。

在適應(yīng)變化方面，某些方法可能過于僵化。有些需要利害關(guān)系人的需求簽字。一旦開發(fā)開始，有些方法會(huì)“鎖定”功能規(guī)范，不讓其發(fā)生變更?？窗屙?xiàng)目方法論擁抱變更。如果產(chǎn)品方向發(fā)生任何變更，你就可以創(chuàng)建新的活動(dòng)卡片，允許團(tuán)隊(duì)成員參與新的活動(dòng)。此外，看板允許團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)持續(xù)交付。一旦活動(dòng)完成，團(tuán)隊(duì)就能將其發(fā)布到市場(chǎng)中。沒有固定的發(fā)布時(shí)間。你將產(chǎn)品或功能推向市場(chǎng)的速度越快，你就能越早得到反饋和響應(yīng)。

4、召開過多不必要的會(huì)議

有沒有想過員工花多少時(shí)間參加會(huì)議?英國的一項(xiàng)調(diào)查顯示，一名員工平均每周花費(fèi)10個(gè)小時(shí)來準(zhǔn)備和參加會(huì)議。這大致相當(dāng)于4.4次會(huì)議，其中約一半是沒有必要的會(huì)議。我們似乎相信所有的會(huì)議都富有成效。但如果你一整天都在會(huì)議室開會(huì)，哪里有時(shí)間開展實(shí)際工作呢?

看板項(xiàng)目管理使你避開不必要的會(huì)議，這歸因于項(xiàng)目信息的可訪問性。團(tuán)隊(duì)或組織中的任何人都能看到看板中發(fā)生的事。跳過背景信息，直接查看看板中顯示的詳細(xì)信息，這能在會(huì)議過程中節(jié)省大量時(shí)間。

我們還發(fā)現(xiàn)看板團(tuán)隊(duì)可以即時(shí)召開會(huì)議，無需為會(huì)議預(yù)訂會(huì)議室。對(duì)于團(tuán)隊(duì)來說，合作和接觸團(tuán)隊(duì)成員非常自然，因?yàn)樗麄兊幕顒?dòng)信息是共享的。

5、不花時(shí)間審查流程

另一個(gè)常見錯(cuò)誤是管理者和團(tuán)隊(duì)無法審查他們的工作方式。在項(xiàng)目過程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可能會(huì)制造或經(jīng)歷浪費(fèi)，包括缺陷、延遲、返工和生產(chǎn)過剩。如果不花點(diǎn)時(shí)間認(rèn)識(shí)到這個(gè)過程正在產(chǎn)生浪費(fèi)，那么生產(chǎn)成本將會(huì)很高。

另一面是項(xiàng)目復(fù)雜性正在上升。美國項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)PMI估計(jì)，具有高復(fù)雜性的項(xiàng)目已從2013年的35%上升到2018年的41%。這意味著，過去適合你的流程不一定適用于未來的項(xiàng)目。你可能需要滿足新的交付要求。評(píng)估流程，確定其適應(yīng)這些變化和復(fù)雜性的能力，這始終是最好的方法。

看板項(xiàng)目管理原則之一是“同意追求漸進(jìn)的演進(jìn)變化”。有了持續(xù)改進(jìn)的心態(tài)或改善，團(tuán)隊(duì)才能更好地發(fā)展。看板幫助團(tuán)隊(duì)直觀地發(fā)現(xiàn)他們所遇到的低效率問題，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)更好地發(fā)展，還通過持續(xù)交付和反饋循環(huán)幫助團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)對(duì)復(fù)雜性。

6、不使用項(xiàng)目管理工具

項(xiàng)目管理工具可以成為你的秘密武器。它能讓你輕松計(jì)劃項(xiàng)目，隨時(shí)告知項(xiàng)目是否按計(jì)劃進(jìn)行。幫助你更有效地管理團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部更好的協(xié)作。

如果你使用的是看板，那么你至少擁有一個(gè)基礎(chǔ)的項(xiàng)目管理工具——看板圖。看板圖是個(gè)很好的工具，因?yàn)樗砸曈X方式呈現(xiàn)項(xiàng)目信息。如果你想把它提高一個(gè)檔次，可以使用看板軟件來管理項(xiàng)目。在線看板工具擁有智能界面，允許管理人員和團(tuán)隊(duì)執(zhí)行項(xiàng)目并跟蹤進(jìn)度。

8Manage看板項(xiàng)目管理工具不僅允許團(tuán)隊(duì)管理其活動(dòng)，還擁有用于團(tuán)隊(duì)協(xié)作、文檔共享和項(xiàng)目分析的豐富功能。這些功能允許團(tuán)隊(duì)內(nèi)的無縫工作流程。通過度量標(biāo)準(zhǔn)，團(tuán)隊(duì)可以預(yù)測(cè)項(xiàng)目日程表并計(jì)劃改進(jìn)方案。

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